Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (dalej: c-KOB) funkcjonuje w polskim systemie prawnym od 2023 r., co jest efektem nowelizacji Prawa budowlanego uchwalonej rok wcześniej. Istotą cyfryzacji jest zastąpienie tradycyjnych papierowych dokumentów zintegrowanym, informatycznym systemem obiegu informacji dla obiektów budowlanych.

W myśl postanowień Prawa budowlanego (art. 60h i inne) obowiązek założenia i prowadzenia c-KOB spoczywa na właścicielu lub zarządcy obiektu budowlanego. W praktyce są to często osoby upoważnione, np. pracownicy administracji, personel operacyjny, odpowiedzialne kadry. W przypadku zmiany wspomnianego właściciela lub zarządcy, przekazanie książki obiektu następuje w ramach systemu c-KOB (szerzej na ten temat: https://c-kob.gunb.gov.pl).

Konieczność założenia c-KOB dotyczy w zasadzie tej samej kategorii obiektów co w przypadku tradycyjnej Książki Obiektu Budowlanego. Stanowi o tym art. 60b ust. 1  Prawa budowlanego, zgodnie z którym obowiązek ten dotyczy budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, ale którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia (o którym mowa w art. 20 ust. 2). Należy tu od razu poczynić zastrzeżenie, iż nie dotyczy to każdego budynku i obiektu, a szczegółowe wyłączenia zawiera art. 60b ust. 2 Prawa budowlanego, np. obowiązek ten nie dotyczy budynków mieszkalnych jednorodzinnych, budownictwa zagrodowego i letniskowego.

C-KOB to obszerny zbiór dokumentacji w formie cyfrowej. Zgodnie z art. 60a i art. 60j ust. 3 Prawa budowlanego przy jego zakładaniu należy uwzględnić dane identyfikacyjne właściciela lub zarządcy oraz osób upoważnionych do działania w ich imieniu. Ponadto winny się tam znaleźć szczegółowe informacje o samym obiekcie, a w tym adres obiektu, dokładna lokalizacja oraz pełna historia eksploatacji obejmująca m.in. przeglądy techniczne, ekspertyzy, wykonane roboty budowlane, a nawet dane o wystąpieniu ewentualnych awarii lub katastrof budowlanych.

Dla obowiązku prowadzenia c-KOB ważne jest, by wprowadzić rozróżnienie w zależności od daty powstania obiektu budowlanego oraz statusu dotychczasowej dokumentacji. Regulują to przepisy wprowadzające nowelizację Prawa budowlanego w powiązaniu z komunikatami Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego. Wynika z nich, że od 1 stycznia 2024 r. prowadzenie c-KOB jest obowiązkowe dla wszystkich nowo powstających obiektów oraz tych, dla których dotychczas nie założono ewidencji. W przypadku budynków posiadających już książkę papierową, zobowiązani mają czas na przejście do systemu elektronicznego do 31 grudnia 2031 roku. Zatem od 1 stycznia 2032 r. obowiązek stosowania c-KOB istnieje dla wszystkich obiektów budowlanych wymienionych ustawą. W c-KOB wymagane jest rejestrowanie wszelkich aktualnych oraz wcześniejszych (obowiązujących) wpisów celem zachowania ciągłości ewidencji. Starą książkę papierową po zamknięciu trzeba trwale przechować (dla celów dowodowych) jako dokumentację archiwalną.

W systemie c-KOB nie funkcjonują bezimienne, niezidentyfikowane profile. Możliwość wprowadzania danych do systemu c-KOB wymaga uprzedniego uwierzytelnienia i autoryzacji osoby za pośrednictwem indywidualnego konta (art. 60p Prawa budowlanego). Konkretny wpis przypisywany jest do imienia i nazwiska. W celu dokonania wpisu niezbędne jest potwierdzenie tożsamości użytkownika poprzez profil zaufany, e-dowód (profil osobisty) lub aplikację mObywatel (por. art. 20aa ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne).

Prócz administratorów i użytkowników dostęp do systemu w celach kontrolnych mają służby i organy nadzoru. Kluczowe są tu postanowienia art. 60l ust. 1 i 2 Prawa budowlanego, które wskazują, że Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego zapewnia stały lub czasowy (dla przeprowadzenia czynności) dostęp do systemu organom nadzoru budowlanego oraz innym organom, służbom uprawnionym do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.

Ustawodawca stworzył ramy prawne dla wykorzystania technologii cyfrowej w systemie c-KOB. Przesądzają o tym postanowienia art. 60a Prawa budowlanego, w myśl których c-KOB jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów w zakresie informacji o obiekcie budowlanym. Dla zachowania spójności systemu zapewniono o sztywnych terminach kontroli okresowych dla właścicieli lub zarządców. Chodzi w szczególności o przeglądy roczne oraz pięcioletnie, których wyniki muszą być obowiązkowo ewidencjonowane w formie cyfrowej (art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 Prawa budowlanego). Można tylko dodać, że prawidłowe wypełnienie tych obowiązków formalnych jest niezbędne do wykazania, że zobowiązany faktycznie dba o bezpieczeństwo użytkowania budynku (por. Wyrok WSA w Poznaniu, sygn. IV SA/Po 702/13). Takie rozwiązanie służy zminimalizowaniu liczby interwencji organów nadzoru wynikających z braku terminowych przeglądów obiektów.

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia i aktualizacji c-KOB podlega karze grzywny (art. 93 pkt 8, 9 Prawa budowlanego).  Zobowiązani muszą zapewnić zgodność danych w systemie c-KOB ze stanem faktycznym pod rygorem sankcji finansowych (500-5.000 PLN) za braki i nieścisłości. W tym zakresie mechanizm monitorowania i powiadomień winien potencjalnie uchronić zobowiązanych przed konsekwencjami wynikającymi ze wspomnianego art. 93.

Na zakończenie wypada dodać kilka ogólnych wniosków. Zintegrowana i scentralizowana baza danych c-KOB zapewnia szybki dostęp do technicznej historii budynku i to w zasadzie z dowolnego miejsca. Jest więc bezsprzecznie wymiernym i nieocenionym wsparciem podczas kontroli organów nadzoru budowlanego. Zintegrowany system monitorowania pozwala niemal natychmiast wykryć każdą nieprawidłowość czy brak wpisu, minimalizując ryzyko potencjalnych zagrożeń, np. możliwość wystąpienia katastrof budowlanych wynikających z zaniedbań technicznych. Ponadto nowoczesne rozwiązania informatyczne wyparły tradycyjne metody prowadzenia dokumentacji, eliminując tym samym ryzyka związane z papierowym obiegiem informacji – m.in. błędy w katalogowaniu, trudności w archiwizacji oraz niebezpieczeństwo utraty lub zniszczenia dokumentów. Wśród ewentualnych wad można wskazać możliwe wykluczenia cyfrowe, bariery technologiczne, które mogą destabilizować system. Niezależnie jednak od tych potencjalnych zagrożeń, w ogólnym rozrachunku system c-KOB gwarantuje niespotykaną dotąd transparentność dla prawidłowego utrzymania obiektu i traktować go należy jako niezbędny element współczesnej epoki cyfrowej.

Artur Ostojski

Doktor nauk prawnych