11.02.2026 W realizacjach budowlanych kluczowe znaczenie ma szybka reakcja na zakłócenia procesu inwestycyjnego. Podejście „czekaj i obserwuj”, wciąż często spotykane w relacjach między wykonawcami a inwestorami, prowadzi do kumulacji problemów, opóźnień, a w konsekwencji – do sporów sądowych. W artykule wyjaśniamy, dlaczego bierna postawa wobec zakłóceń jest jedną z głównych przyczyn eskalacji konfliktów oraz jak skuteczne modelowanie procesu i zarządzanie zdarzeniami może temu zapobiec.
Proces inwestycyjny jako system zależności
Każdy projekt budowlany to złożona sieć powiązanych zadań, zależności oraz przypisanych im uczestników. Aby proces funkcjonował prawidłowo, konieczne jest precyzyjne zaplanowanie przebiegu prac, określenie uczestników i ich ról, zdefiniowanie danych wejściowych i wyjściowych oraz ustalenie punktów decyzyjnych.
Dlaczego harmonogram to nie wszystko?
W inwestycjach budowlanych najbardziej naturalnym odwzorowaniem procesu jest harmonogram robót. Jednak profesjonalny harmonogram wykonany przy użyciu oprogramowania Microsoft Project i prosty plan przygotowany w Excelu to nie to samo. Harmonogram profesjonalny oprócz sieci zależności powinien posiadać dane: ilości robót oraz ilości przypisanych im pracy ludzi i sprzętu.
Harmonogramy tworzone w Excelu nie spełniają definicji modelu procesu – nie odwzorowują zależności, ścieżek krytycznych ani zdarzeń sterujących. Tymczasem prawidłowe modelowanie procesu jest fundamentem skutecznego zarządzania inwestycją.
W metodycznym podejściu do projektów budowlanych często znajduje zastosowanie BPMN (Business Process Model and Notation) – standard, który pozwala modelować procesy w sposób zrozumiały zarówno dla inżynierów, jak i prawników.
Za pomocą modelu BPMN można, a nawet należy, stworzyć proces projektowania (w kontraktach typ zaprojektuj i wybuduj) oraz można, i należy, wymodelować proces zarządzania konsorcjum (w kontraktach, w których jako generalny wykonawca występuje konsorcjum firm). Innym stosowanym i przydatnym procesem jest proces akceptacji płatności dostawcom.
Zakłócenia procesu inwestycyjnego
Każdy proces realizacji inwestycji budowlanej napotyka mniejsze lub większe problemy realizacyjne, takie jak: kolizje projektowe, zmiany technologiczne, odmienne warunki gruntowe, opóźnienia dostaw, błędy w dokumentacji, niekorzystne warunki pogodowe i wiele innych. Co więcej, sam brak decyzji może również być zakwalifikowany jako zakłócenie.
Wszelkie te kwestie nazywane zakłóceniami procesu inwestycyjnego powinny być natychmiast identyfikowane w harmonogramie robót, a informacja o ich zajściu natychmiast przesyłana do wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego. Wymodelowany w BPMN proces zarządzania inicjuje decyzyjność. W zdecydowanej większości realizowanych inwestycji powiadomienie przesłane wszystkim uczestnikom procesu inwestycyjnego o zaistniałych zakłóceniach kończy proces, a powinno inicjować proces zarządzania zakłóceniem.
Innymi słowy wykonawca zawiadamiając inwestora o zaistniałym zakłóceniu, powstałym w wyniku okoliczności od wykonawcy niezależnych, zwykle pozostaje z tym problemem sam. W zdecydowanej większości realizacji inwestycji odpowiedź inwestora lub/i profesjonalnego inwestora zastępczego sprowadza się do odrzucenia roszczenia wykonawcy, podczas gdy zawiadomienie o powstałym zakłóceniu nie jest jeszcze żadnym roszczeniem. Jest jedynie zawiadomieniem o zaistniałej okoliczności negatywnie wpływającej bądź mogącej negatywnie wpływać na przebieg zaplanowanego procesu. W konsekwencji postawy inwestora zakłócenie jest jedynie monitorowane, a nie zarządzane poprzez wdrożenia optymalnych i skutecznych środków zaradczych natychmiast po napotkaniu problemu. Takie działanie nazywane zarządzaniem procesem wymaga jednak aktywności i decyzyjności uczestników. Podczas realizacji inwestycji budowlanych powstaje kilka, kilkanaście zdarzeń zakłócających. Sytuacja, w której żadna lub większość z tych zaistniałych okoliczności nie jest zarządzana, a jedynie biernie monitorowana, w sposób nieunikniony prowadzi do wygenerowania przez wykonawcę rzeczywistego roszczenia do inwestora przynajmniej o przedłużenie terminu realizacji i zwrot kosztów pośrednich powstałych w wydłużonym czasie realizacji inwestycji. W takich sytuacjach wykonawcy zazwyczaj bez większej trudności udaje się wykazać brak własnej zwłoki. Z kolei inwestor, który ogranicza się do biernego oczekiwania i automatycznego odrzucania zawiadomień, najczęściej nie jest w stanie udowodnić zwłoki po stronie wykonawcy, ponieważ – przyglądając się procesowi bez aktywnego zaangażowania – nie gromadzi szczegółowych danych planistycznych ani dowodów potwierdzających swoje stanowisko.
Kumulacja niezarządzanych zawiadomień, a w rezultacie złożenie kompleksowego roszczenia przez wykonawcę na końcu eskaluje spór finansowy, w którym to inwestycja nie została zakończona w terminie ani prawdopodobnie budżecie. Ten punkt jest ostatnią szansą uniknięcia długiego, kosztownego procesu sądowego. W większości przypadków strona biernie uczestnicząca w procesie na tym etapie nie jest już w stanie podjąć racjonalnych decyzji skoncentrowanych na środkach zaradczych. Długotrwały, kosztowny spór sądowy najczęściej zakończony jest wypłatą wynagrodzenia wykonawcy za opóźnienia i roboty dodatkowe. W przypadku inwestycji publicznych – koszty których można uniknąć (dodatkowe wynagrodzenie, zwrot kosztów wykonawcy, koszty sądowe, odsetki) pokrywają podatnicy.
Skutki podejścia „czekaj i obserwuj”
Brak zarządzania zakłóceniami prowadzi do narastania opóźnień, kumulacji zdarzeń oraz generowania roszczeń przez wykonawcę. Inwestor pozostaje bez danych i traci możliwość skutecznego reagowania.
Standardy międzynarodowe są jednoznaczne
W wydanych na rynek polski przez SIDIR Standardach procedowania Brytyjskiego Towarzystwa Prawa Budowlanego (Society of Construction Law) w sprawie opóźnień i zakłóceń realizacji inwestycji budowlanych zaleca się analizę wpływu czasu wynikającego ze zdarzeń objętych ryzykiem inwestora w miarę postępu pracy (zarówno pod względem EOT – extension of time, jak i rekompensaty kosztów). W ocenie Towarzystwa wnioski o EOT należy składać i rozpatrywać jak najszybciej od chwili wystąpienia zdarzenia powodującego opóźnienie. Towarzystwo zdecydowanie odradza podejście „czekaj i obserwuj” przy ocenie EOT.
Podsumowanie
Aktywne zarządzanie procesem jest koniecznością we współczesnych inwestycjach budowlanych. Bierna obserwacja zakłóceń zawsze prowadzi do konfliktu. Z kolei aktywne zarządzanie zmniejsza ryzyka, umożliwia szybkie podejmowanie decyzji, wzmacnia transparentność, chroni strony przed sporami, wspiera realizację w formule „win–win”.
Współczesna inwestycja budowlana nie powinna być prowadzona w oparciu o intuicję i bierne oczekiwanie. Wymaga profesjonalnego procesu, narzędzi i reagowania na fakty – w bieżącym czasie ich występowania.
Chętnie wspieramy inwestorów, generalnych wykonawców i konsorcja w skutecznym prowadzeniu projektów budowlanych. Wierzymy, że aktywna współpraca stron i właściwe narzędzia stanowią remedium na wyzwania pojawiające się w toku realizacji niemal każdej inwestycji skutecznie chroniąc przed istotnymi ryzykami.
Robert Proczko
mgr inż. budownictwa lądowego
https://www.linkedin.com/company/virtusgroup.com.pl/posts/?feedView=all