Definicje
1.1 Administrator – Virtus Intitute sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żelaznej 51/53/bud. 19, 00-841 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001095800, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 5273105189, REGON, kapitał zakładowy w wysokości 5000 zł.
1.2 Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii, w tym w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i inne dane osobiste wpisane w formularzu kontaktowym przez Użytkownika.
1.3 Polityka – niniejsza Polityka prywatności i plików cookies.
1.4 RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
1.5 Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem www.virtusinstitute.net
1.6 Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług czy funkcjonalności opisanych w Polityce.
Przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu
1.7 W związku z korzystaniem przez Użytkownika z Serwisu Administrator przetwarza jego Dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług.
1.8 Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
a) realizacji usług doradztwa – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
b) komunikacji z Użytkownikiem i odpowiedzi na zapytania – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
c) przygotowania ofert, umów i wycen – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
d) realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i egzekucyjnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
e) marketingu własnych usług (np. newsletter) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
f) zabezpieczenia ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Pliki cookies oraz podobna technologia
1.9 Administrator wykorzystuje pliki cookies (niezbędne pliki cookies/analityczne pliki cookies) oraz narzędzia analityczne głównie w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na ich rzecz usługi analityczne oraz statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Korzystanie z plików cookies w ramach Serwisu nie ma na celu identyfikacji Użytkowników. Polityka reguluje przetwarzanie danych związane z korzystaniem z własnych plików cookies.
1.10 Administrator wykorzystuje tzw. niezbędne pliki cookies przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikom usług oraz funkcjonalności Serwisu, z których Użytkownik chce skorzystać. Niezbędne pliki cookies mogą być instalowane wyłącznie przez Administratorów za pośrednictwem Serwisu.
1.11 Tzw. analityczne pliki cookies umożliwiają pozyskanie informacji takich jak liczba wizyt i źródeł ruchu w Serwisie. Są one stosowane w celu ustalenia, które strony są bardziej, a które mniej popularne, i zrozumienia, jak Użytkownicy poruszają się po stronie poprzez prowadzenie statystyk dotyczących ruchu w Serwisie. Przetwarzanie danych odbywa się w celu poprawy wydajności Serwisu. Informacje zbierane przez te pliki cookie są agregowane, nie mają więc na celu ustalenia tożsamości Użytkownika. Analityczne pliki cookies mogą być instalowane przez Administratora i jego partnerów za pośrednictwem Serwisu. Przetwarzanie Danych osobowych w związku z wykorzystaniem analitycznych plików cookies jest uzależnione od uzyskania zgody Użytkownika na wykorzystanie analitycznych plików cookies za pośrednictwem platformy zarządzania zgodą cookies. Zgoda ta może być w każdym momencie wycofana za pośrednictwem tej platformy.
1.12 Administrator i jego partnerzy stosują różne rozwiązania i narzędzia wykorzystywane dla celów analitycznych. Szczegółowe informacje w tym zakresie można natomiast znaleźć w ustawieniach prywatności danych oraz w polityce prywatności danego partnera. Pliki cookies Google Analytics są to pliki wykorzystywane przez spółkę Google w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.
1.13 Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych w związku ze stosowaniem niezbędnych i analitycznych plików cookies oraz narzędzi analitycznych ja np. pliki cookies Google Analitycs przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na zapewnieniu najwyższej jakości usług świadczonych w Serwisie.
Pliki cookies oraz podobna technologia
1.14 Dane osobowe będą przechowywane:
a) przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa,
b) dane księgowe – zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) dane marketingowe – do momentu cofnięcia zgody,
d) dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu jego realizacji lub wniesienia sprzeciwu.
Uprawnienia użytkownika
1.15 Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną Danych osobowych.
1.16 W zakresie, w jakim dane Użytkownika przetwarzane są na podstawie zgody, można tę zgodę wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem pocztą elektroniczną na adres virtus@virtusintitute.pl
1.17 Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
1.18 Organem nadzorczym zajmującym się ochroną danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Odbiorcy danych
1.19 W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności:
a) podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne,
b) dostawcom usług IT i hostingu,
c) podmiotom merytorycznym współpracującym przy realizacji projektów,
d) organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
1.20 Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje Dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez: (1) współpracę z podmiotami przetwarzającymi Dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony Danych osobowych; (2) stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską; (3) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.
1.21 Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania Danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
Bezpieczeństwo danych osobowych
1.22 Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez nich w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
1.23 Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
Zmiany polityki prywatności
1.24 Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
1.25 Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 1 stycznia 2026 r.