Prawo wykonawcy do zwrotu kosztów pośrednich

Realizacja kontraktów budowlanych — niezależnie od tego, czy mówimy o inwestycjach kubaturowych, infrastrukturalnych czy modernizacyjnych — to proces, w którym czas, organizacja, technologia oraz koszty pośrednie odgrywają kluczową rolę dla utrzymania  rentowności przedsięwzięcia. W praktyce to właśnie koszty pośrednie są kategorią najczęściej pomijaną, błędnie interpretowaną lub niewłaściwie zabezpieczoną w umowie, co później prowadzi do sporów pomiędzy inwestorem a wykonawcą.

Choć większość kontraktów dość precyzyjnie określa zakres robót, wynagrodzenie i czas realizacji, znacznie rzadziej spotyka się jednoznacznie uregulowane zasady pokrywania kosztów pośrednich w sytuacji wydłużenia realizacji. Tymczasem to właśnie ta kategoria wydatków decyduje, czy wykonawca jest w stanie utrzymać ciągłość organizacyjną budowy w okresie dodatkowym — zwłaszcza wtedy, gdy opóźnienia wynikają z przyczyn niezależnych od niego.

Zrozumienie istoty kosztów pośrednich, zasad ich kalkulacji i okoliczności, w których przysługuje prawo do ich zwrotu, ma kluczowe znaczenie nie tylko dla wykonawców, ale również dla inwestorów oraz kierownictwa projektów. Właściwe podejście pozwala uniknąć sporów i budować transparentną, realistyczną strukturę kosztową kontraktu.

Składniki wynagrodzenia w umowach o roboty budowlane

W praktyce rynkowej wynagrodzenie wykonawcy kalkulowane jest na podstawie trzech filarów:

• kosztów bezpośrednich,
• kosztów pośrednich (koszty ogólne budowy + koszty zarządu),
• zakładanego zysku.

Jak stanowi § 1 ust. 1 pkt 4) rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie określania metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, koszty pośrednie to „składnik kalkulacyjny wartości kosztorysowej, uwzględniający nieujęte w kosztach bezpośrednich koszty zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów, w szczególności koszty ogólne budowy oraz koszty zarządu”.

Jak określa się koszty pośrednie ?

Do kosztów pośrednich zalicza się między innymi koszty ogólne budowy: tj. zatrudnienia personelu kadry technicznej i administracyjnej budowy; organizacji i utrzymania zaplecza budowy; zabezpieczenia placu budowy; zajęć infrastruktury oraz tymczasowej organizacji ruchu; energii i mediów wykorzystywanych w trakcie realizacji inwestycji, wdrożenia i utrzymania BHP. Koszty zarządu natomiast (inaczej koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa wykonawcy) związane są z utrzymaniem komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa wykonawcy tj. zarządu, różnych dyrekcji organizacyjnych, księgowości, działów technicznych oraz prawnych, ubezpieczeń działalności budowlanej.

W praktyce kalkulacji budżetu ofertowego koszty ogólne budowy przyjmuje się jako sumę miesięcznych zakładanych kosztów ogólnych budowy pomnożoną przez zakładany czas realizacji. Koszty zarządu przyjmowane są jako procentowy narzut liczony od sprzedaży.

W praktyce kosztorysowej koszty pośrednie są najczęściej określane jako procent wartości kosztów bezpośrednich.

Co istotne — koszty pośrednie nie są elementem zysku. To realny wydatek, który wykonawca ponosi po to, aby móc realizować kontrakt. Ich niepokrycie stanowi rzeczywisty uszczerbek majątkowy.

Dlaczego czas realizacji inwestycji jest kluczowy ?

Wykonawca kalkuluje koszty pośrednie wyłącznie na czas przewidziany w umowie — czyli na okres, który wynika z dokumentacji przetargowej i harmonogramu kontraktowego.

Wykonawca nie ma obowiązku kalkulowania kosztów pośrednich na okres dodatkowy, którego:

• nie mógł przewidzieć,
• nie spowodował,
• nie kontroluje.

Jeśli więc inwestycja ulega przedłużeniu z przyczyn niezależnych od wykonawcy, koszty pośrednie związane z tym dodatkowym czasem nie mogą obciążać wykonawcy.

Prawo wykonawcy do zwrotu kosztów pośrednich

W przypadku wydłużenia realizacji inwestycji z przyczyn leżących po stronie inwestora lub wynikających z czynników obiektywnych (np. kolizje nieujawnione, opóźnienia w wydaniu decyzji, brak frontu robót, siła wyższa), wykonawca nabywa pełne i uzasadnione prawo do żądania zwrotu kosztów pośrednich.

Zwrot ten odpowiada realnym wydatkom poniesionym przez wykonawcę w okresie dodatkowym, które były niezbędne dla utrzymania zdolności organizacyjnej budowy.

Skuteczność roszczenia o zwrot kosztów pośrednich

W praktyce wykonawca powinien wykazać:

• Okres wydłużenia – jego zakres i przyczynę,
• Przyczyny niezależne od wykonawcy – poparte dokumentacją,
• Strukturę kosztów pośrednich,
• Związek przyczynowo‑skutkowy,
• Zgodność zgłoszenia z procedurami kontraktowymi

Profesjonalne przygotowanie dokumentacji oraz spójna argumentacja techniczno‑prawna często decydują o skuteczności roszczenia — zarówno w trybie negocjacji, jak i w ewentualnym postępowaniu spornym.

Eksperci Virtus należeli do pierwszych na rynku budowlanym, którzy z sukcesem przygotowywali i egzekwowali roszczenia o zwrot kosztów pośrednich w inwestycjach realizowanych w reżimie zamówień publicznych, m.in. również przy projektach o wysokiej skali złożoności jak Filharmonia w Katowicach oraz Filharmonia w Szczecinie.

Łączymy precyzyjną analizę kosztową, znajomość prawa budowlanego i wieloletnią udokumentowaną praktykę kontraktową realizacji najbardziej prestiżowych inwestycji ostatnich lat.

Robert Proczko

mgr inż. budownictwa lądowego